3 juridische musthaves

In de blog ‘wat moet je juridisch regelen‘ sprak ik al over juridische musthaves en juridische nice-to-haves. Wat zijn die, en waar begin je?

3 Juridische musthaves

Een heel aantal juridische dingen zijn niet verplicht om te hebben. Maar er zijn een aantal zaken die voor iedere ondernemer verplicht zijn. Ongeacht in welke branche je handelt.

Afhankelijk van jouw bedrijf kan er natuurlijk nog meer verplicht zijn. Dat hangt af van het soort werk dat je verricht, met welke partijen je contracteert en in welke branche je handelt. Dat neemt niet weg dat je kunt starten bij deze 3 juridische musthaves.

Download vooral eerst de gratis checklist.

#1 Controleer de website

Het optimaliseren van juridische zaken. Nummer 1 van de must-haves is de verplichte informatie op de website. Hét visitekaartje van jouw bedrijf. Bij mij is dit een vast onderdeel van iedere website-check. De website-check is overigens niet voor ieder bedrijf hetzelfde. Voor webshops gelden namelijk aanzienlijk meer regels. Denk aan de volledige teksten over retourneren, maar ook de inhoud van het bestelproces. En voor bedrijven die via de website veel persoonsgegevens verzamelen is het vaak een privacy-website-check.

#2 Controleer de administratie

Het klinkt misschien niet zo juridisch. En de administratie zelf is dat natuurlijk ook niet. Maar een heel aantal zaken die daarbij komen kijken wel!

Controleer allereerst of iedere factuur bijvoorbeeld aan de minimum vereisten van de Belastingdienst voldoet. Kijk vervolgens ook eens naar de loonstroken, inclusief wanneer en hoe je die aan je medewerkers stuurt. En weet je eigenlijk welke fiscale bewaartermijn er voor jouw bedrijf geldt? In veel gevallen moet je je administratie 7 jaar bewaren. Maar voor sommige bedrijven is die termijn wel 10 jaar. En naast de fiscale bewaarplicht, kunnen er andere administratieve bewaarplichten gelden. Bijvoorbeeld voor bepaalde dossiers.

#3 Update de privacydocumenten

Een juridische musthave voor iedere ondernemer die iets met persoonsgegevens doet. Doen we dat niet allemaal? Als je er sinds 2018 niet meer naar hebt gekeken, dan zijn ze waarschijnlijk niet meer up to date. De Autoriteit Persoonsgegevens zit immers niet stil en publiceert nog steeds richtlijnen en nieuwe inzichten.

Update daarom geregeld de privacyverklaring op de website én de interne privacyverklaring voor werknemers. Controleer de templates van de verwerkersovereenkomst. Ga na of er nog DPIA’s uitgevoerd moeten worden (die voor het gebruik van camerabeveiliging is bijvoorbeeld verplicht 🎥)

Voor de interne administratie is het natuurlijk sowieso goed om jaarlijks te controleren of het verwerkingsregister nog volledig is.

Moeilijke termen? Snap ik. Ik schreef er alles over op mijn privacy blogpagina.