Thuiswerkende werknemers in de gaten houden: hoe ver mag je gaan?

Al sinds het begin van de thuiswerktrend, of “het nieuwe werken”, staan er berichten in de krant over werkgevers die hun thuiswerkende werknemers stiekem in de gaten houden met behulp van software. Zogenaamde “spy-software”. Het zal je niet verbazen dat dit bijna nooit is toegestaan. Je riskeert daarmee een boete.

Monitoring kennen we al langer dan vandaag

Monitoring in bredere zin vindt al veel langer plaats. Denk aan camerabeveiliging of een kloksysteem op de werkvloer. De vraag of dit is toegestaan, speelt daarom ook al langer. Een hele korte periode heimelijk filmen op de werkplaats is bijvoorbeeld toegestaan als je genoeg redenen hebt om een werknemer te verdenken van bijvoorbeeld diefstal. Maar ook het gebruik van de GPS-functie in bezorgbusjes is tegenwoordig geaccepteerd. Al dit soort methoden van monitoring moeten uitvoerig worden getoetst, om af te wegen of het gebruik ervan is toegestaan. Die toetsing gebeurt middels een DPIA. Controle door middel van geheime software valt ook in de categorie monitoring en moet daarom op dezelfde manier worden getoetst.

Spy-software gebruiken mag bijna nooit

In het geheim gebruik maken van spy-software gaat in bijna alle gevallen te ver. Dit betekent namelijk dat je de handelingen van een werknemer op zijn computer stiekem in de gaten houdt. Zonder dat hij ook maar iets vermoedt. Rechters zijn het er al jaren over eens dat werkgevers op zijn minst bij het sluiten van de arbeidsovereenkomst moeten informeren over het feit dat zij monitoring zouden kunnen inzetten. Doe je het goed? Dan beschrijf je daarbij onder welke voorwaarden dat dan gebeurt.

Als je dit hebt gedaan en een bepaalde medewerker niet vertrouwt, kun je spy-software overwegen. Bijvoorbeeld om te controleren of hij zich aan de thuiswerkafspraken houdt. Het inzetten ervan kun je pas doen nadat je die intensieve privacytoets (een DPIA) hebt uitgevoerd. Vervolgens raadpleeg je met die uitkomsten jouw functionaris gegevensbescherming én moet de ondernemingsraad instemmen met jouw plan. Uit deze stappen zullen voorwaarden komen, die ervoor zorgen dat de inbreuk op de privacy van de werknemer zo klein mogelijk blijft. Denk bijvoorbeeld aan een beperkte periode waarin de software ingezet mag worden, en alleen steekproefsgewijs – niet continu. Een hoop waarborgen om te nemen dus.

Praktische opties om te controleren

Vaak is het ook mogelijk om jouw doel op een andere manier te verwezenlijken. Je wilt immers inzage krijgen in wat een werknemer doet onder werktijd. De reden is bijvoorbeeld dat je niet wilt dat deze medewerkers misbruik maken van het feit dat zij thuis werken, waar de sociale controle ontbreekt. Deze andere opties moet je overwegen, voor je aan een ingrijpend middel als spy-software denkt.

Het lijkt voor de hand liggend, maar had je hier al aan gedacht? Ik geef je een paar praktische tips:

• Laat medewerkers hun uren verantwoorden
• Stel samen haalbare targets op, en controleer of die behaald zijn
• Bel eens op een onverwacht moment, om te vragen hoe het gaat
• Laat collega’s samenwerken, om de sociale controle ook digitaal zijn werk te laten doen