Mag ik een identiteitsbewijs kopiëren?

Een paspoort, ID-kaart en in sommige gevallen ook het rijbewijs: in Nederland kunnen wij onszelf identificeren met ons identiteitsbewijs. Niet alleen voor de overheid, maar ook voor jou als ondernemer een gemakkelijke manier om personen waarmee je te maken hebt te identificeren. Wat mag wel en wat mag niet?

Burgers hebben een identificatieplicht

Er gelden tal van regels en wetten over het identiteitsbewijs. Je bent als persoon verplicht jezelf te kunnen identificeren. En dus een identiteitsbewijs in je bezit te hebben. Zo’n paspoort, rijbewijs of ID-kaart blijft altijd eigendom van de staat. Overheden of financiële instellingen kunnen je vragen je te identificeren met een legitimatiebewijs. Maar ook bijvoorbeeld de boswachter of conducteur, mits hier een goede reden voor is. Een verkoopmakelaar mag je ID-kaart kopiëren.

In de bedrijfswereld is het toegestaan als een beveiligingsmedewerker om een identiteitsbewijs vraagt, voor het betreden van een pand. En als onderneming ben je verplicht de identiteit van bijvoorbeeld werknemers te controleren. Zorgverleners moeten het BSN van een cliënt overnemen. Een eigenaar van een hotel, bed & breakfast moet een aantal persoonsgegevens noteren die op het ID-bewijs staan, zoals de naam en het type. Maar ook op andere momenten kan het handig zijn om de identiteit van bijvoorbeeld een klant of bezoeker te controleren. Of om de leeftijd van een persoon vast te stellen.

Identificeren kan met een identiteitsbewijs

Het bekijken of vasthouden van een ID-bewijs. Daar stellen toezichthouders dat ondernemers terughoudend moeten zijn met het opvragen van een identiteitsbewijs. De Autoriteit Persoonsgegevens zegt bijvoorbeeld dat een organisatie niet zomaar naar een ID-bewijs mag vragen. Je moet altijd overwegen of je de identiteit van een persoon kan vaststellen, met een minder ingrijpende methode. Denk dan aan de methode die veel telecomproviders gebruiken. Zij vragen bijvoorbeeld naar de combinatie van naam, geboortedatum en postcode. En als het om gevoelige informatie of afspraken gaat, sturen zij soms nog een SMS met een controlecode.

Juist omdat op een ID-bewijs gevoelige informatie staat, moet je als ondernemer zorgvuldig en terughoudend met deze documenten omgaan. Het bekijken van een paspoort of identiteitskaart is tot daar aan toe. Maar het overnemen van informatie of zelfs kopiëren van het document is in veel gevallen een stap te ver.

Identiteitsfraude loert om de hoek

Een kopie maken van een ID-kaart mag alleen als dat wettelijk verplicht is. Identiteitsfraude wordt met een kopie ID-kaart een stuk makkelijker. Iemand maakt dan bijvoorbeeld illegaal gebruik van persoonsgegevens van een ander om een bankrekening te openen.En daarom wil de wetgever, maar ook de Autoriteit Persoonsgegevens, rondslingerende kopietjes zoveel mogelijk beperken.

De hotelorganisatie die een kopie maakt van ID-bewijzen van hotelgasten, is in overtreding. En wanneer een organisatie een kopie ID vraagt om gebruik te kunnen maken van een van je privacyrechten, is de organisatie in overtreding. Ook als het BSN en de pasfoto zijn afgeschermd.

Loop geen onnodige risico’s

Vraag je standaard om een kopie-ID? En dat terwijl je hier geen wettelijke plicht voor hebt? Dan loop je het risico op behoorlijke privacyboetes. Kopieerde je geen ID, terwijl dat wel verplicht was? Bijvoorbeeld toen je nieuwe medewerkers in dienst nam? Dan komt de inspectie SZW of de Belastingdienst om de hoek. En ook vanuit die kant kunnen hier behoorlijke financiële gevolgen aan hangen.

Sta daarom altijd goed stil bij het wel én het niet verzamelen van informatie op het identiteitsbewijs.