De NDA
Geheimhouding regel je in een geheimhoudingsovereenkomst. Deze overeenkomst kan op zichzelf staan. Dit wordt in het Engels ook wel een NDA (non-disclosure agreement) genoemd. Maar je kunt geheimhouding ook heel goed regelen in een overkoepelende overeenkomst of in je algemene voorwaarden. De inhoud van de overeenkomst kun je volledig zelf vorm geven.
In welke vorm of welke overeenkomst jij jouw geheimhoudingsvoorwaarden giet, kunnen wij samen bepalen. Soms is het belangrijk om een losse overeenkomst van te voren op te stellen (die NDA). Bijvoorbeeld omdat je nog in onderhandeling bent, en je jouw algemene voorwaarden nog niet voor hebt gelegd. In andere gevallen geldt geheimhouding altijd, en neem je het simpelweg op in de standaard afspraken die je met elke klant maakt.
Praktische tips
Het is slim om in iedere geheimhoudingsafspraak een aantal onderdelen standaard mee te nemen. Hiermee voorkom je het risico dat de afspraken onduidelijk zijn. Of dat de afspraken niet worden nageleefd.
Spreek af welke informatie geheim moet blijven. Je zou kunnen stellen ‘alles is geheim’. Maar dan zou je zelfs aan je secretaresse niet mogen doorgeven dat je klant zijn koffie graag zwart drinkt. En zijn visitekaartje ergens laten slingeren, is dan een risicovolle fout.
Verder bepaal je natuurlijk met welke personen of organisaties, of in welke situatie, de informatie juist wel mag worden gedeeld. Soms zijn er meerdere samenwerkingspartners met wie je informatie wilt delen. Spreek daarbij dan altijd af dat ook die partijen zich aan geheimhouding moeten houden. En dat zij aan geheimhouding gebonden moeten worden via een overeenkomst.
Vergeet ook niet om af te spreken wat de consequenties zijn als de ander de informatie niet geheim houdt. Zonder consequenties heeft je geheimhoudingsovereenkomst namelijk een stuk minder kracht. Je kunt de aansprakelijkheid nog eens benoemen, maar ik raad ook zeker altijd aan om een boete af te spreken.