Er zijn een aantal standaard juridische regels die voor ieder bedrijf gelden. Denk aan de basisregels voor de website. De privacyzaken juridisch op orde hebben. En natuurlijk de eisen die gelden voor de administratie.
Als je dat eenmaal op orde hebt, zijn er vaak nog een hoop andere juridische zaken die specifiek voor jouw bedrijf of branche gelden. Of die gelden omdat je aan consumenten verkoopt, in plaats van aan bedrijven.
Waar begin je met regelen?
Je begint natuurlijk bij je businessplan en je KvK-inschrijving. Daar komt al veel informatie op je af. En wellicht krijg je direct al juridische opdrachten mee. Zoals het opstellen van statuten.
Dat geldt echter niet voor iedereen. Elke ondernemer zou daarom het beste kunnen beginnen bij het inventariseren van de wetten en regels die voor hem gelden. Hiervoor kun je bijvoorbeeld informatie ophalen bij de Kamer van Koophandel, bij de Autoriteit Consument en Markt of op de website van jouw branchevereniging. En natuurlijk door te leren van con-cullega’s.
Als je in kaart hebt gebracht welke regels er voor jou gelden, kun je de balans opmaken. Nu weet je welke juridische zaken je moet regelen. De prioriteit leg je allereerst bij de must-haves. De verplichte zaken. Ik noemde net bijvoorbeeld al de basisregels voor de website en privacyzaken. Maar misschien moet je daarnaast wel een vergunning aanvragen of een bepaalde verklaring op je website zetten. En wat dacht je van alle verplichte informatie die in een webshop getoond moet worden?
Juridische nice-to-haves regelen
Vervolgens begin je aan de nice-to-haves. Eigenlijk zijn dit naar mijn mening natuurlijk ook must-haves. Maar volgens de wet zijn ze niet altijd verplicht. Dit geldt bijvoorbeeld voor het hanteren van een schriftelijke offerte. Een setje algemene voorwaarden. En misschien nog iets als inkoopvoorwaarden.
Heb je je prioriteiten gesteld? Weet je waar je beginnen wilt? Laten we dan nog samen even sparren om te kijken of je op de goede weg zit!
3 Juridische musthaves
Een heel aantal juridische dingen zijn niet verplicht om te hebben. Maar er zijn een aantal zaken die voor iedere ondernemer verplicht zijn. Ongeacht in welke branche je handelt.
Afhankelijk van jouw bedrijf kan er natuurlijk nog meer verplicht zijn. Dat hangt af van het soort werk dat je verricht, met welke partijen je contracteert en in welke branche je handelt. Dat neemt niet weg dat je kunt starten bij deze 3 juridische musthaves.
Download vooral eerst de gratis checklist.
#1 Controleer de website
Het optimaliseren van juridische zaken. Nummer 1 van de must-haves is de verplichte informatie op de website. Hét visitekaartje van jouw bedrijf. Bij mij is dit een vast onderdeel van iedere website-check. De website-check is overigens niet voor ieder bedrijf hetzelfde. Voor webshops gelden namelijk aanzienlijk meer regels. Denk aan de volledige teksten over retourneren, maar ook de inhoud van het bestelproces. En voor bedrijven die via de website veel persoonsgegevens verzamelen is het vaak een privacy-website-check.
#2 Controleer de administratie
Het klinkt misschien niet zo juridisch. En de administratie zelf is dat natuurlijk ook niet. Maar een heel aantal zaken die daarbij komen kijken wel!
Controleer allereerst of iedere factuur bijvoorbeeld aan de minimum vereisten van de Belastingdienst voldoet. Kijk vervolgens ook eens naar de loonstroken, inclusief wanneer en hoe je die aan je medewerkers stuurt. En weet je eigenlijk welke fiscale bewaartermijn er voor jouw bedrijf geldt? In veel gevallen moet je je administratie 7 jaar bewaren. Maar voor sommige bedrijven is die termijn wel 10 jaar. En naast de fiscale bewaarplicht, kunnen er andere administratieve bewaarplichten gelden. Bijvoorbeeld voor bepaalde dossiers.
#3 Update de privacydocumenten
Een juridische musthave voor iedere ondernemer die iets met persoonsgegevens doet. Doen we dat niet allemaal? Als je er sinds 2018 niet meer naar hebt gekeken, dan zijn ze waarschijnlijk niet meer up to date. De Autoriteit Persoonsgegevens zit immers niet stil en publiceert nog steeds richtlijnen en nieuwe inzichten.
Update daarom geregeld de privacyverklaring op de website én de interne privacyverklaring voor werknemers. Controleer de templates van de verwerkersovereenkomst. Ga na of er nog DPIA’s uitgevoerd moeten worden (die voor het gebruik van camerabeveiliging is bijvoorbeeld verplicht 🎥)
Voor de interne administratie is het natuurlijk sowieso goed om jaarlijks te controleren of het verwerkingsregister nog volledig is.