Hoe zorg je dat algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst?

Als je algemene voorwaarden wilt hanteren, is het belangrijk dat deze van toepassing zijn op de overeenkomst die je met klanten sluit. Ik leg je uit hoe je dat op de juiste manier doet.

Algemene Voorwaarden

Algemene voorwaarden gebruik je om de randvoorwaarden van het product of de dienst die je levert af te spreken. Onderdeel van deze randvoorwaarden is vaak het inperken van risico’s. Bijvoorbeeld door een maximum te stellen aan de hoogte van de te verhalen schade bij aansprakelijkheid. Om de voorwaarden ook echt onderdeel te laten zijn van de overeenkomst met je klant, dien je in het gros van de gevallen de voorwaarden “ter hand te stellen”, zoals dat heet. Simpelweg op je website plaatsen is dan niet voldoende. Voor verschillende situaties gelden verschillende manieren. Om zeker te zijn van je zaak, kun je het beste de onderstaande manieren gebruiken:

In de webshop

Wanneer je producten of diensten verkoopt via een webshop kun je de algemene voorwaarden van toepassing verklaren in de check-out. Om te zorgen dat dit goed gebeurt en dat de voorwaarden dus van toepassing zijn op de koopovereenkomst, moet je als webshophouder rekening houden met het volgende:

• de voorwaarden moeten vóór of bij de laatste koop-knop van toepassing worden verklaard;
• bij de verwijzing naar de algemene voorwaarden moet de inhoud ervan beschikbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld door middel van een linkje die opent in een download, pop-up of in een nieuw tabblad;
• de voorwaarden moeten door de klant gedownload, geprint of opgeslagen kunnen worden, zodat de klant deze voorwaarden op een later moment opnieuw kan teruglezen.

Doel is dat de klant de voorwaarden kán lezen. Of hij dit daadwerkelijk gedaan heeft, is niet van belang. Het is dus niet verplicht om een aanvinkvakje te gebruiken. Dat mag uiteraard wel. Je zou bijvoorbeeld de volgende tekst kunnen gebruiken:

“Op deze overeenkomst zijn onze algemene voorwaarden van toepassing.”

Via e-mail

Veel overeenkomsten worden via e-mail gesloten. Na bijvoorbeeld een onderhandeling of offerte-aanvraag stuur je een offerte / kostenplaatje via de e-mail naar de prospect. Deze e-mail bevat het aanbod, waar de prospect mee akkoord kan gaan. Met dit akkoord is de overeenkomst rond. Om er zeker van te zijn dat jouw voorwaarden van toepassing zijn op die overeenkomst, is het belangrijk dat je in iedere e-mail met een aanbod de algemene voorwaarden van toepassing verklaart. Dus als je een offerte in een Pdf meestuurt, of als je een kostenplaatje in de e-mail typt, vermeld je daarbij duidelijk dat er algemene voorwaarden gelden.

Bij die vermelding laat je ook duidelijk weten waar de voorwaarden te vinden zijn. Dit kan op de website zijn, door middel van een werkende hyperlink. Zorg er dan weer voor dat de voorwaarden via de webshop gemakkelijk te downloaden of printen zijn. Ook kun je verwijzen naar de bijlage. Stuur de voorwaarden dan mee in bijvoorbeeld Pdf.

Op papier

Zit je tegenover je prospect en komen jullie er onderling uit? Dan kun je natuurlijk prima je afspraken op papier zetten of uitprinten en daar een handtekening onder zetten. Ook kan het zijn dat je de offerte per post opstuurt. Zorg er in al die papieren gevallen voor dat niet alleen vermeld wordt dat de voorwaarden van toepassing zijn, maar geef ze ook fysiek mee.  

Voorwaarden deponeren

De Kamer van Koophandel en de rechtbank bieden de mogelijkheid om voorwaarden te deponeren. Deze optie is bedoeld voor die overeenkomsten waarbij het (bijna) onmogelijk is om de algemene voorwaarden mee te sturen of ter plekke te laten lezen. Denk aan de frisdrankautomaat of bij het afnemen van boodschappen in de supermarkt. Iedereen die geïnteresseerd is kan deze voorwaarden opvragen bij de KvK of de rechtbank en op een rustig moment nalezen.

Ik zie het nog vaak gebeuren dat ook bij papieren offertes, of offertes via e-mail de voorwaarden van toepassing worden verklaard die gedeponeerd zijn bij de Kamer van Koophandel. Deze optie is echter niet bedoeld voor de situaties waarin het goed haalbaar is om de voorwaarden mee te geven. Door dit tóch te gebruiken, loop je het risico dat de voorwaarden niet van toepassing zijn.

Wil je toch van deze mogelijkheid gebruik maken? Dan is het belangrijk dat de andere mogelijkheden voor jou geen optie zijn. Daarnaast moet je vermelden dat je de gedeponeerde voorwaarden (indien mogelijk) op verzoek toestuurt. En als de klant hiernaar vraagt, moet je ze uiteraard toezenden. 

Goed om te weten:

• Algemene voorwaarden moeten vóór of bij het sluiten van de overeenkomst van toepassing worden verklaard. Mee geprint op de factuur is dus echt te laat.
• Op of bij de offerte moet duidelijk naar de algemene voorwaarden worden verwezen. Mee printen op de achterkant en op de voorkant hier niets over zeggen, is te weinig.
• Als je de overeenkomst op afstand (webshop, of bijvoorbeeld telefonisch) hebt gesloten stuur je alle voorwaarden ook bij de bestelbevestiging nog een keer mee.
• In sommige gevallen zijn de regels soepeler, bijvoorbeeld als je een vaste klantrelatie hebt, als je een dienstverlener bent of als je met hele grote bedrijven contracteert.
• In het verleden niet helemaal goed gedaan? Dan kan de klant de voorwaarden vernietigen.