Help! Mijn werknemer meldt zich ziek

Help! Een zieke werknemer. Wat moet je doen? En wat moet je vooral niet doen? Jouw verantwoordelijkheden als werkgever: dat zijn er veel. En dat betekent dat je jouw zieke werknemer niet links mag laten liggen. Maar je mag hem ook weer niet het hemd van het lijf vragen. Wat nu?

De ziekmelding begint vaak al bij de arbeidsovereenkomst

In de arbeidsovereenkomst heb je beschreven dat de werknemer zich ziek moet melden bij zijn direct leidinggevende, of juist bij de afdeling P&O. En wel voordat zijn werkdag begint. Voorheen moest dit bij veel bedrijven telefonisch. Maar tegenwoordig heb je hier allerlei HR-apps voor of is het sturen van een WhatsApp berichtje voldoende.

Uit menselijkheid of uit welgemeende interesse zul je er al snel naar geneigd zijn om te vragen wat een werknemer onder de leden heeft. Je wenst hem natuurlijk al het goeds. Werkgevers en leidinggevenden mogen echter nooit vragen naar de aard van de ziekte. Vragen als “oei, heb je een griepje?” of “heb je corona?” horen  dus niet gesteld te worden. Vertelt de medewerker dit uit zichzelf, dan is dat natuurlijk geen probleem. Maar let wel op. Het registreren van deze informatie, in het HR systeem, in een e-mail of zelfs het telefoongesprek opslaan, is niet toegestaan volgens de privacyregels.

De ziekmelding zelf registreer je natuurlijk wel in je HR-systeem. En je mag de werknemer ook vragen wanneer hij denkt weer te kunnen komen werken. Dit registreer je erbij. Daarnaast licht je binnen 1 week de arbodienst hierover in. Na 42 weken ziekte doe je nog eens een melding bij het UWV.

De werkgever zet zich in voor herstel

Als werkgever moet je je inzetten voor het herstel en de re-integratie van jouw werknemer. Een arbodienst en een bedrijfsarts ondersteunen jou daarbij. Bij een griepje of een verstuikte enkel kan een werknemer vaak zelf goed inschatten hoe lang hij denkt afwezig te zijn. Een gesprek met de bedrijfsarts is in zo’n geval vaak niet nodig. Maar, is de verwachting dat de ziekte langer dan 4 weken duurt, of is er een aantal weken verstreken, dan zal de bedrijfsarts aan de slag gaan met een probleemanalyse.

De bedrijfsarts onderzoekt in hoeverre de werknemer nog in staat is werk te verrichten. De bedrijfsarts weet dus wat de werknemer onder de leden heeft, maar mag dit niet met de werkgever delen. De werkgever zal daarom enkel de informatie krijgen, die hem in staat stelt om de werknemer te begeleiden naar herstel.

Op basis van deze probleemanalyse maak je als werkgever een plan van aanpak. Hierin beschrijf je welke maatregelen jij en jouw werknemer zullen nemen om zo snel mogelijk te kunnen re-integreren. Dat kan betekenen dat hij weer instroomt in zijn normale functie. Maar het kan ook betekenen dat hij een andere functie krijgt binnen het bedrijf. Of zelfs bij een ander bedrijf. Elke 6 weken heb je hierover met je werknemer contact. De werknemer moet meewerken. Alle stappen en communicatie omtrent een zieke werknemer (buiten natuurlijk de medische details om) dien je goed te registreren en bij te houden.

En de werkgever betaalt het loon door

Het loon van een zieke werknemer moet de eerste 2 jaar worden doorbetaald. Als je in de arbeidsovereenkomst niets hebt afgesproken, moet je ten minste 70 procent doorbetalen vanaf de eerste ziektedag. Je mag hiervan in de arbeidsovereenkomst of cao op bepaalde punten afwijken. Je mag bijvoorbeeld afspreken dat je het eerste jaar alles doorbetaalt en het tweede jaar 70 procent. Je mag ook afspreken dat er 1 of 2 wachtdagen gelden. Tijdens die wachtdagen kan de werkgever dan het loon niet doorbetalen of afspreken dat hij vakantie-uren inhoudt.

Tijdens deze periode geldt een ontslagverbod. Dat betekent dat je de werknemer niet mag ontslaan. Had je een bepaalde tijdcontract gesloten? Dan mag deze wel aflopen zonder te verlengen. In dat geval dien je bij het UWV te melden dat de werknemer ziek uit dienst is gegaan.

Doorlooptijd bijhouden

Is de werknemer vaker ziek? Dan is het goed om de doorlooptijden goed bij te houden. Wanneer de werknemer binnen 4 weken opnieuw ziek wordt, loopt de vorige ziekmelding door. Je mag dan niet opnieuw een wachtdag ‘in rekening’ brengen. Maar dat betekent ook dat je niet opnieuw hoeft te beginnen met tellen voor het doorbetalen van het loon.

 Alles nog eens overzichtelijk teug lezen? Gebruik dan het stappenplan van het UWV.