Een check op het juridisch fundament

Een jaarlijkse controle. We doen het met heel veel dingen. De tandarts, APK voor de auto, een pentest. Het controleren van juridische documenten hoort ook in dit rijtje thuis.

Ga mee met de tijd

Wetgeving verandert continu. Maar dat niet alleen. Ook jouw bedrijf verandert en ontwikkelt zich telkens weer. Dat betekent dat het juridisch fundament ook mee moet veranderen. Die verandering hoeft niet groot te zijn. Het kan hem juist in de kleine dingen zitten. En door dit continu en periodiek bij te houden, zijn de wijzigingen voor jouw klanten ook telkens goed te overzien.

Controleer periodiek

Het controleren van juridische documenten kun je periodiek doen. Op zo’n moment kun je je laten informeren over de wijzigingen in de wetten. Denk bijvoorbeeld maar eens terug aan mei 2018, toen de AVG een heleboel aandacht en tijd van je vroeg. Op dit soort zaken kun je je vroegtijdig voorbereiden.

Plan standaard elke twee jaar, of het liefst ieder jaar, een controlemoment in.  Hiermee zorg je ervoor dat je de periodieke controle niet vergeet. Zo werk je het hele jaar toe naar het moment waarop je de voorwaarden of documenten wijzigt.

Niet alleen eisen, maar ook wensen

Tijdens zo’n periodieke review raad ik altijd aan om terug te blikken op de afgelopen periode. Heb je bijvoorbeeld veel vragen gekregen over een bepaald onderwerp in je voorwaarden? Of staat er iets in je privacyverklaring wat eigenlijk helemaal niet meer klopt? Dan kun je die onderwerpen meenemen in je jaarlijkse review.

Ook kan het zo zijn dat je klanten bepaalde wensen hebben. Of jijzelf. Een klant wil bijvoorbeeld betere garantievoorwaarden. Hij verwacht dat jij garandeert dat je product ten minste een jaar mee gaat. Jij wil misschien een betere aansprakelijkheidsbescherming. Bijvoorbeeld omdat je meer risico’s loopt met de manier waarop je je diensten aanbiedt. Dit soort wensen verzamel je door het jaar heen.

Tijdswinst behalen

Door je voorwaarden en documenten beter aan te laten sluiten op de behoefte van jouw klanten, bouw je tijdswinst in. Je hoeft namelijk minder tijd te besteden aan onderhandelingen of toelichting op jouw juridische keuzes. Daarnaast verbeter je natuurlijk telkens je positie. En last but not least, op jouw klant komt het professioneel over dat jij je juridisch fundament goed onderhoudt.