Regels voor e-mailnieuwsbrieven

Dat je in de meeste gevallen toestemming nodig had voor het verzenden van de nieuwsbrief, dat wist je misschien al. Maar wist je dat er ook regels zijn voor de inhoud van de nieuwsbrief zelf?

Herkenbare reclame

Reclame mag niet verstopt zijn. Het moet duidelijk zijn dat je reclame stuurt, of juist nieuwsberichten verspreidt. Bij e-mailnieuwsbrieven kun je dit gemakkelijk herkenbaar maken, door het onderwerp van de e-mail goed in te richten. Het onderwerp van de e-mailnieuwsbrief mag bijvoorbeeld niet zijn ‘informatie over  uw bestelling en meer’. Wees creatief en zorg tegelijkertijd dat duidelijk is dat het om reclame gaat. Denk aan “onze nieuwste acties” of “we hebben nieuwe producten!”.

Informatie in de nieuwsbrief

Wellicht bestaat je nieuwsbrief voor een deel uit productaanbod. Of stuur je wekelijks een online folder. In die gevallen is het belangrijk om goed te controleren of je de prijzen duidelijk hebt vermeld. En als de e-mail (ook) naar consumenten wordt gestuurd, gebruik je natuurlijk altijd de prijs inclusief btw. Verder mag reclame nooit misleidend zijn.

Wat misleidende reclame is, dat is nader uitgewerkt en toegelicht door de Stichting Reclame Code. Informatie verspreiden die niet waar is, valt hier in elk geval onder. Maar ook onvolledige of suggestieve verklaringen over een product of dienst. Je mag bijvoorbeeld niet vermelden dat er “nog maar 10 exemplaren beschikbaar zijn”, terwijl je nog 200 exemplaren hebt liggen.

Afzender bekend

Het lijkt vanzelfsprekend, maar het komt nog vaak genoeg voor dat een e-mailnieuwsbrief niet de identiteit van de afzender weergeeft. Dit moet wel. Zo is een noreply@ e-mailadres tegenwoordig not done. En als je je identiteit kenbaar maakt door een mooi logo op te nemen, dan moet deze doorlinken naar een pagina met bedrijfsinformatie.

Het komt nog al eens voor dat een externe partij of bepaalde software de e-mails voor je verstuurt. Dat mag en in dat geval hoeft niet het e-mailadres van de daadwerkelijke afzender bekend te worden gemaakt. Het is belangrijk dat duidelijk is namens wie de e-mail is gestuurd.

Ontvangers in BCC

Als je je nieuwsbrief naar een groot aantal ontvangers stuurt, zorg er dan altijd voor dat de mailadressen zijn opgenomen in het BCC veld. Op deze manier worden de e-mailadressen van alle ontvangers van de nieuwsbrief niet inzichtelijk voor de andere ontvangers. Gebeurt dat wel? Dan heb je te maken met een datalek.

Afmelden voor de nieuwsbrief

Last but not least: het afmelden voor de nieuwsbrief. Het is belangrijk dat een ontvanger zich altijd kan afmelden voor de nieuwsbrief. Dit afmelden moet net zo makkelijk zijn als dat het aanmelden was. Kon het aanmelden met één druk op de knop? Dan mag de afmeldlink in de nieuwsbrief niet naar een pagina verwijzen waar ‘weet je het zeker?’ wordt gevraagd. Hij moet de ontvanger direct afmelden. Andersom: als je een double opt-in gebruikt voor toestemming, dan mag die double opt-out vraag ook.

Wijziging in regelgeving op komst

Al in 2017 heeft de Europese Commissie een voorstel gepubliceerd voor een verordening (Europese regelgeving) die de huidige ePrivacy Richtlijn gaat herzien. Op dit moment is het zo dat de Nederlandse wetten zijn gebaseerd op de regels uit die richtlijn. Zodra over de verordening overeenstemming is bereikt (dat duurt al jaren, dus wanneer dat is weten we nog niet), kunnen de regels over direct marketing veranderen.